大多数香港中小企忽略的一个重要事实
Microsoft 即将做一件前所未有的事：将企业级 AI 助理直接内建于小型企业生产力套装之中，并以大多数老板无需开会讨论的价格推出。由 2026 年 7 月 1 日起，每一个 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 订阅都将内建 Copilot，毋须额外加购。原本独立的 Copilot 加购项目每月每位用户收费 30 美元。新的捆绑式 Business Standard 加 Copilot 套餐每月每位用户只需 23.5 美元。
如果你经营一间香港中小企，而你的团队正在使用 Word、Excel、Outlook 或 Teams，这将是你今年最重要的科技开支调整。本文将拆解 Microsoft 365 Copilot Business 究竟是什么、它在你日常使用的应用程式内可以做什么、新定价对你有何意义，以及你应该如何决定是否升级。
什么是 Microsoft 365 Copilot Business？
Microsoft 365 Copilot Business 是一个直接内建于 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及 Teams 之中的 AI 助理。它能撰写文字、分析试算表、制作简报、总结电邮讨论串，并使用你公司本身的资料作为参考。由 2026 年 7 月 1 日起，它将预设包含在 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 套餐之中，适用于 300 名员工以下的机构。
有三点界定了它的本质：
第一，它存活于你已经在使用的应用程式之内。毋须登入另一个独立网站。你在 Word 内点击 Copilot 图示，它就会根据你的客户历史草拟段落。你在 Excel 内叫 Copilot 找出销售报表中的异常，它便会回传一张图表。
第二，它读取你公司的资料，而非仅限于公开资讯。Copilot 看得到你的电邮、SharePoint 档案、Teams 对话和 OneDrive 文件（按你既有的存取权限）。这就是为什么 Copilot 草拟的客户回信能引用你上月所发出的具体报价。
第三，Microsoft 已正式把它定为小型企业的永久标准，由 2026 年 7 月 1 日生效。在此之前，Copilot 是每位用户每月 30 美元的加购项目。由此之后，它将以折扣价捆绑进标准订阅之中。
2026 年 7 月 1 日后对中小企的具体改变
2026 年 7 月 1 日的转变，将原本的 Microsoft 365 Business Standard（不含 Copilot）每月每位用户 12.5 美元加上 30 美元的 Copilot 加购（合共 42.5 美元），取代为单一捆绑套餐每月每位用户 23.5 美元，并同时包含两者。新的捆绑价较旧有合并价低约 45%。
香港中小企应该牢记的数字：
Business Standard 加 Copilot：每位用户每月 23.5 美元（原为 12.5 + 30 = 合共 42.5 美元）。
Business Premium 加 Copilot：每位用户每月 32 美元（原为 22 + 30 = 合共 52 美元）。Premium 多加进阶威胁防护、Intune 装置管理及资料保护功能。
300 人以下机构的独立 Copilot 加购：由 2026 年 7 月 1 日起降至每位用户每月 21 美元（原为 30 美元）。
以一间 10 人香港设计工作室为例，若目前已使用 Business Standard 并试用 Copilot，转用新捆绑套餐后每年可节省约 190 美元。对一间尚未采用 Copilot 的 5 人物业代理而言，捆绑套餐每位用户每月只需多付 11 美元，便能加上 AI 功能。
Copilot 在 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 之内实际如何运作
Copilot 是内建于每一个 Office 应用程式之中的功能，并非独立程式。你按下 Copilot 按钮或以自然语言发问时，它便会启动。每个应用程式内的 Copilot 都针对该应用程式的核心用途执行不同任务。
Word：由一句简单指示便能草拟建议书、合约及报告。你打字时会即时提供语气与清晰度建议。个人化见解现在会显示于文件顶部，毋须翻阅便能找到与你角色最相关的部分。Copilot 亦能执行多步骤修订工作：你叫它「将第三章改写为更正式语气，并加一段摘要」，它便会一次过完成两项修改。
Excel：以普通中文或英文便能生成公式、制作图表、进行趋势分析。截至 2026 年 4 月，Excel 内的 Copilot 已可运用 Python 执行进阶数据分析，使用者毋须懂得写程式码。问「上季哪些产品销售跌幅最大」，Copilot 便会回传一张图表、一段文字摘要，以及背后使用的公式。
PowerPoint：从一份 Word 简介或数个重点便能生成初稿简报。内建技能让你只需点击一次，便能「转换为电梯简介」或「为客户会议重新设计」，毋须撰写长篇指令。在 PowerPoint Live 中，会议参加者可选取简报文字并要求 Copilot 即场解释。
Outlook：将冗长的电邮讨论串以三行浓缩。以你的语气草拟回覆。根据对话内容建议何时跟进。「下星期五设定外出自动回覆」这类自然语言指令毋须翻设定便能完成。
Teams：生成会议回顾、行动项目与决议，并附上时间戳。标示每位参与者所承诺的事项。草拟你平常需要自己撰写的跟进讯息。
Business Standard 还是 Business Premium？香港中小企应该如何选择
对大多数 50 人以下、主要使用文书处理工具及 AI 的香港中小企而言，每位用户每月 23.5 美元的 Business Standard 加 Copilot 是合理起点。每位用户每月 32 美元的 Business Premium 加 Copilot 额外加入保安与装置管理功能，适合处理客户资料、规管行业或远端团队。
若你的业务符合以下情况，可选 Business Standard：员工 50 人以下、主要使用办公室生产力工作流程（建议书、试算表、电邮）、没有特殊合规要求。
若你的业务符合以下情况，应选 Business Premium：处理敏感客户资料（法律、金融、医疗、地产）、需要在员工电脑及手机上执行装置保安、运行混合或远端团队、属于受规管行业。
对一间 10 人团队而言，两者差距为每月 85 美元。对处理客户合约与身分证明文件的物业代理来说，这已是香港最便宜的一项网络保安升级之一。
香港老板对 Copilot Business 的三大误解
香港中小企评估 Copilot Business 时，三种误解经常令他们白花金钱或错失机会。
误解一：「用 ChatGPT 就好，作用一样。」ChatGPT 看不到你公司的档案。Copilot 已连接你的 SharePoint、Outlook 信箱、OneDrive 资料夹与 Teams 对话，并按你既有的存取权限运作。当你叫 Copilot 草拟一份报价，它会引用真实的客户历史。当你叫 ChatGPT 做同样事情，你每次都要自行贴上历史纪录，而且你的资料会离开 Microsoft 租户。整合本身才是真正的价值，而非聊天介面。
误解二：「它只是一个写作工具。」截至 2026 年 4 月，Word、Excel 及 PowerPoint 内的 Copilot 已具备代理式能力，可于一次指令中规划并执行多步骤工作。在 Excel 内叫 Copilot「找出这份销售数据中的异常、建立趋势图、再撰写一份摘要备忘」是同一个指令。它一次过交付三项成果。这已较接近交付给初级分析员，而非向一个聊天机械人下指示。
误解三：「对中小企而言这价钱太贵。」2026 年 7 月 1 日生效的捆绑套餐，每位用户每月总成本为 23.5 至 32 美元。香港一个兼职行政助理的时薪最少为 50 港元。若 Copilot 为每位员工每天节省 30 分钟的电邮、文件草拟与试算表时间，每月一个工作周以内便能回本。
2026 年 7 月 1 日前的三步决策计划
香港中小企应在新定价生效前依以下三步走：审视现时 Microsoft 365 支出、安排 2 至 3 名员工试用 Copilot 两星期、再根据资料敏感度决定 Business Standard 或 Premium。
第一步，审视你现时的 Microsoft 365 支出。拿出上个月的发票。记下有多少用户使用 Business Basic、Standard 或 Premium。找出已经加购 30 美元独立 Copilot 的同事。由 7 月 1 日起，这个加购价格降至 300 人以下机构每位用户 21 美元，而任何 Standard 或 Premium 用户可转用捆绑套餐以取得折扣。
第二步，安排 2 至 3 名员工试用两星期。选出花最多时间处理电邮、草拟文件或制作简报的人。让他们使用 Copilot 两星期，并就三项具体任务量度节省的时间：草拟客户电邮、总结长讨论串、由试算表制作一页摘要。大多数中小企在第一周便能看到 20 至 40% 的时间节省。
第三步，选对方案。若你的业务处理含有个人资料、财务记录或合约的客户文件，请选 Business Premium 以取得保安功能。若你的业务主要是内部生产力工作，Business Standard 已足够。
常见问题
2026 年 7 月 1 日起，香港可以使用 Copilot 吗？
可以。Microsoft 365 Business Standard 加 Copilot 及 Business Premium 加 Copilot 将于全球（包括香港）于 2026 年 7 月 1 日推出。现有 Business Standard 或 Premium 订户可转用捆绑套餐，或保留原方案。
Copilot 支援中文吗？
支援。Copilot 同时支援繁体中文、简体中文及英文。你可以用英文起草一份文件、叫 Copilot 以繁体中文总结、再翻译回去。中文输出品质自 GPT-5 系列模型整合后已有明显改善。
我公司的资料会否被用作训练 Microsoft 的 AI 模型？
不会。Microsoft 确认，Copilot 在你 Microsoft 365 租户内存取的资料，不会用于训练基础模型。你的指令与资料只会留在租户范围以内。
如果我的公司不足 5 人，可以使用吗？
可以。你仍然可以以每位用户每月 23.5 美元订阅 Business Standard 加 Copilot，并没有最低座位数要求。一间 2 人顾问公司亦能订阅，并获得与 100 人公司相同的 Copilot 功能。
可以一个月后取消吗？
大多数 Microsoft 365 方案以月费计算并提供每月取消选项，但部分年度承诺可获较低每位用户价格。签订年费前，请查阅方案具体条款。
香港中小企的结论
Microsoft 365 Copilot Business 于 2026 年 7 月 1 日转为永久方案，将是中小企生产力套装今年最大的一项改变。捆绑定价令企业级 AI 进入 5 人公司的能力范围。它与你现有电邮、档案及会议的整合，正是它较任何独立聊天机械人更实用的核心原因。
真正应该问的问题已不是「我们应否试用 AI」，而是「哪两三位同事最先用 Copilot，第一周量度什么指标」。
懂AI的冷，更懂你的难。UD 同行28年，让科技成为有温度的陪伴。
准备好让 AI 真正为你的业务工作了吗？
了解 Microsoft 365 Copilot Business 能做什么，只是第一步。拣选对的方案、把它接上你真实的工作流程、再训练同事用得好，是另一回事。UD 同行香港中小企 AI 之路已 28 年，会手把手教你完成每一步：由拣方案、到两星期的同事试用计划。
