一家 320 人的香港貿易集團，Microsoft 365 Copilot 已推行九個月，每個席位每月 30 美元。使用數據顯示 40% 席位在過去 30 天從未使用，粵語會議摘要並不可靠，而長駐 WhatsApp 而非 Outlook 的客戶服務團隊，根本沒有獲派授權。續約在即，財務總監想知道有什麼替代方案。
這篇文章正是為這個決策而寫：比較香港企業在 2026 年可以認真考慮的 Microsoft 365 Copilot 替代方案，列出現行價格、各方案的優勢與短板，以及哪一類買家應該選哪一個。
香港企業為什麼會尋找 Microsoft 365 Copilot 的替代方案？
五個原因反覆出現：席位授權閒置；粵語會議支援薄弱；員工的工作根本不在 Office 應用程式內；權限過度開放的租戶令 Copilot 變成資料外露的發現工具；以及希望 AI 能獨立完成任務，而不只是輔助一個人。每席位的價格很少是首要原因，使用率才是。
根據 PTS Managed Services 於 2026 年 8 月 27 日更新的 Copilot 指南，閒置授權是 Copilot 部署虧損的主要原因，一家 50 人的公司通常只有 10 至 20 個真正適合 Copilot 的崗位。把這個比例放大到 300 個席位，算術本身就會推動替代方案的搜尋。
同一份指南指出，粵語口語不在 Copilot 的支援語言清單之內，因此 Teams 會議摘要這個原本最有價值的功能，在粵語會議中並不可靠。對香港的管理團隊而言，這不是一條註腳。
Microsoft 365 Copilot 在 2026 年實際要多少錢？
自 2026 年 7 月 1 日起，Copilot 已捆綁進 Business Standard（每用戶每月 23.50 美元）與 Business Premium（32 美元），上限 300 席，年約。獨立的 Copilot Business 附加授權推廣價 18 美元（至 2026 年 12 月 31 日，牌價 21 美元）。300 席以上的 Microsoft 365 Copilot 為每用戶每月 30 美元，約合 234 港元。
兩個細節對企業買家很重要。第一，18 美元的推廣價只適用於首年。第二，這些都是年約產品，月約價格約高出 20%。一家 320 席的企業採用企業版 Copilot，在計入任何 Copilot Studio 智能體用量之前，每年已承諾約 115,000 美元；若把 E3 或 E5 基礎授權一併計算，每席的真實總成本更高。
Copilot Chat 這個以網絡為基礎、具企業資料保護的免費層級，仍然隨商業版及企業版 Microsoft 365 方案附送。對許多崗位而言，它就是正確的「替代方案」，而且分文不費。
2026 年的候選清單上有哪些替代方案？
五個選項覆蓋大多數香港企業情況：免費的 Copilot Chat，適合輕度使用者；Google Workspace 內置的 Gemini（Business Standard 每用戶每月 14 美元、Business Plus 22 美元，已包含 Gemini），適合以 Google 為主的企業；ChatGPT Business（年約 20 美元）或 Enterprise（只接受報價，市場報告為每席 45 至 75 美元），以及 Claude Team 或 Enterprise（每席 20 美元另加用量），兩者在香港的取得方式均有限制；還有本地部署的 AI 員工，例如 UD 雲端 AI 員工（0 港元啟用，營運費用按需報價）。
--- Copilot Chat（免費）。以網絡為基礎，用工作帳戶登入即有企業資料保護，但看不到你的檔案與郵箱。適合需要草擬與研究、而非文件關聯的員工。
--- Google Workspace 內的 Gemini。根據 Google Workspace 定價，自 2025 年起 Gemini 已包含在 Business Standard（14 美元）與 Business Plus（22 美元）內，不再是 20 至 30 美元的附加授權。只有在你的企業已經使用、或願意遷移到 Google Workspace 時才有意義。
--- ChatGPT Business 或 Enterprise。OpenAI 於 2026 年 4 月減價後，Business 為每用戶每月 20 美元年約，最少兩席；Enterprise 只接受報價，2026 年的採購報告集中在每席 45 至 75 美元，並有據報 150 席的最低要求。PTS 指出 OpenAI 並未在香港直接提供 ChatGPT，因此需經企業或合作夥伴渠道取得。
--- Claude Team 或 Enterprise。Team 標準席位年約牌價每席每月 20 美元；Enterprise 約為每席 20 美元另加按 API 費率計算的用量，20 席起可自助開通。同樣有香港直接取得的限制。
--- 本地部署的 AI 員工。UD 雲端 AI 員工屬於另一個類別：獨立負責客戶查詢、內部知識與數據報表的任務型智能體，部署於香港基礎設施之上。啟用費 0 港元、無技術設置費，最快三個工作天上線，持續費用按對話量評估報價，而非按席位公開定價。
各方案在哪裡勝出，又在哪裡落敗？
Copilot 勝在 Word、Excel、Outlook 與 Teams 內的文件關聯，以及在香港可直接取得、資料留在租戶邊界內。Gemini 勝在 Google 為主企業的價格。ChatGPT 與 Claude 勝在前沿模型能力，但敗在香港無法直接取得。本地部署的 AI 員工勝在全天候執行任務與本地資料駐留，但它不在你的 Office 文件之內運作。
Copilot 的勝場。如果你的知識工作者長駐 Outlook、Teams 與 SharePoint，沒有其他工具能根據你過去三份建議書草擬下一份。提示、回應與內容不會用於訓練 Microsoft 的模型，處理留在你現有協議之內，而且 Copilot 在香港完全可用。對一家證監會持牌機構而言，這是通往前沿 AI 最短的受治理路徑。
Copilot 的敗場。使用率。粵語會議。前線、倉庫、零售與客戶服務員工，他們的工作受系統而非文件所限。還有準備度陷阱：Copilot 會呈現使用者技術上有權存取的一切，權限過度開放的租戶會即時變成資料發現工具。
AI 員工的勝場。凌晨三點的客戶查詢、向管理層重複第十次的同一個問題、需要立刻看 SOP 的新同事。它執行而非輔助，全天候運作，客戶資料留在香港基礎設施，令《個人資料（私隱）條例》的討論簡單得多。啟用不需成本，按工作而非人數評估。
AI 員工的敗場。它不會摘要你的郵箱，也不會建立你的 Excel 模型。因為沒有公開的每席價格，它需要一次評估對話。它定位於中小企與中型市場的營運場景，一家擁有全球租戶策略的 2,000 席跨國企業，應視之為補充而非替代。
各替代方案的遷移工作量有多大？
留在 Copilot Chat 不需成本，只需更改政策。轉到 Gemini 意味着以月計的 Workspace 遷移。ChatGPT 或 Claude Enterprise 需要 150 席或 20 席的承諾、身份整合，以及一條香港取得渠道。本地部署的 AI 員工與 Microsoft 365 並行運作，不需改動租戶，評估後通常三個工作天內上線。
遷移這個問題，正是大多數香港企業最終選擇組合而非一換一的原因。為每 50 名員工中能跨過「每周節省 15 分鐘」損益點的 10 至 20 個崗位保留 Copilot，其餘降級至免費 Copilot Chat，再為 Copilot 從未觸及的職能加入任務型智能體。
哪一種方案適合哪一類買家？
以 Microsoft 為主的知識型企業：為適合的崗位保留 Copilot，其餘用 Copilot Chat。以 Google 為主的企業：Workspace 內的 Gemini。需要大規模前沿模型推理並有企業取得渠道的企業：ChatGPT 或 Claude Enterprise。營運密集、有客戶查詢、重複內部問題與分散文件的企業：在 Microsoft 365 旁邊部署 AI 員工。
--- 開首那家 320 席的貿易集團：把企業版 Copilot 削減至真正使用的 80 至 100 席，其餘轉用 Copilot Chat，並部署 AI 員工處理客戶查詢與內部知識。授權淨支出下降，覆蓋範圍上升。
--- 一家 150 人、處理客戶機密資料的專業服務公司：為收費專業人員採用 32 美元的 Copilot Business Premium 捆綁方案，先清理權限，在加入任何第二個供應商之前先繪製資料流向圖。應提出的問題見我們的《零資料保留解析》。
--- 一家 400 人、有調度、倉庫與客服員工的物流公司：只為計劃員與管理層配置 Copilot；用 AI 員工處理託運客戶查詢與司機的 SOP 問題；透過《2026 年施政報告》中優化後的數碼轉型支援先導計劃配對資助支付。
選擇 UD 雲端 AI 員工而非 Copilot，有哪些坦白的限制？
四個：它不在 Word、Excel、Outlook 或 Teams 之內運作；持續費用按報價而非公開定價；它為中小企與中型市場的營運場景而建，而非全球多租戶架構；上線前需要一次評估對話。如果你需要的是知識工作者的文件關聯，Copilot 仍然是更好的工具。
我們公開這些限制，因為一份某個選項每一行都勝出的比較是廣告，不是決策頁面。對許多讀者而言，正確的結果是縮小 Copilot 規模再加上一個任務型智能體，而不是全面替換。
關鍵事實一覽
Microsoft 365 Copilot 定價（2026 年，美元／每用戶／每月，年約）
--- Copilot Chat：隨商業版及企業版 Microsoft 365 方案免費附送
--- Business Standard 含 Copilot：23.50 美元，上限 300 席
--- Business Premium 含 Copilot：32 美元，上限 300 席
--- Copilot Business 附加授權：推廣價 18 美元至 2026 年 12 月 31 日，牌價 21 美元
--- Microsoft 365 Copilot（企業版，無席位上限）：30 美元，約 234 港元
替代方案（2026 年牌價）
--- Google Workspace Business Standard 14 美元、Business Plus 22 美元，已包含 Gemini
--- ChatGPT Business 年約 20 美元、最少兩席；Enterprise 只接受報價，市場報告為每席 45 至 75 美元
--- Claude Team 年約每席 20 美元；Enterprise 約每席 20 美元另加用量
--- UD 雲端 AI 員工：0 港元啟用、無技術設置費、最快 3 個工作天上線、符合《個人資料（私隱）條例》的香港部署、持續費用按報價
各類買家的結論
--- 以 Microsoft 為主的知識工作者：為適合的崗位保留 Copilot
--- 以 Google 為主的企業：Workspace 內的 Gemini
--- 大規模前沿模型推理：經企業渠道取得的 ChatGPT 或 Claude Enterprise
--- 營運密集、有查詢、重複問題與分散文件的企業：在 Microsoft 365 旁邊部署 AI 員工
結語：替換你沒用到的席位，而不是替換產品
Copilot 替代方案的問題，通常是一個穿着採購外衣的使用率問題。對大多數香港企業，正確答案是一個組合：在文件關聯值回 30 美元的地方保留 Copilot，在不值的地方用免費的 Copilot Chat，再為任何按席位計費的助手都觸及不到的營運工作，配置一個任務型 AI 員工。以工作而非人數，為每一個選項定價。
懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷。
由 UD 企業 AI 團隊審閱。價格於 2026 年 9 月 25 日對照供應商及經銷商公開定價核實。
如果你付費的席位並沒有被使用，下一步是一次評估對話：看看有哪些工作可以交由 AI 員工獨立負責。UD 團隊手把手帶你完成每一步：從準備度評估、範圍界定，到 0 港元啟用與最快三個工作天上線。
