Google Chat 的 Ask Gemini 究竟是什麼
Google 把 Chat 內的 Ask Gemini 描述為「工作的統一指令列」，由 Workspace Intelligence 驅動。實際上，它是 Google Chat 內的一個提示框，能橫跨你的 Gmail、Drive 與日曆搜尋資料、直接撰寫內容，並在你不離開對話的情況下建立任務或行程。
先說誠實的部分：它取代了 Google Chat 的側邊欄，推出初期僅支援英文，而相當大比例的 Workspace 用戶根本用不到。如果以上任何一項適用於你，本文對你而言是預覽，而非教學。
推出日期為 2026 年 8 月 26 日。對於符合條件的帳戶，這是 Google 的 AI 介面首次坐進團隊真正爭論工作的地方，而不是放在另一個你必須記得打開的分頁裡。
位置本身就是重點。大多數 AI 生產力工具失敗，並非因為模型不夠強，而是因為使用它們必須離開工作正在發生的那個應用。
誰用得到，誰用不到
資格條件比公告聽起來窄得多。Chat 內的 Ask Gemini 需要合資格的 Workspace 版本、已啟用 Workspace Smart Features，以及帳戶語言設為英文。三者缺一，你保留的就是舊版側邊欄。
官方公布的資格事實
--- 推出日期自 2026 年 8 月 26 日起。
--- 適用版本：Business Standard 與 Business Plus、Enterprise Standard 與 Enterprise Plus，以及 Google AI Pro for Education。
--- 前提條件：帳戶必須已啟用 Workspace Smart Features。
--- 語言：僅限 Google 帳戶語言設為英文的帳戶。其他語言將保留現有側邊欄，直至 Google 擴大語言支援。
--- 用量：至 2026 年 10 月 1 日止，Workspace 客戶可獲推廣性質的較高用量上限，之後回復標準用量限制。
--- 它是取代 Chat 側邊欄，而非與之並存。
語言限制在香港的影響，比在幾乎任何其他地方都大。本地不少團隊的 Google 帳戶語言設為繁體中文，而這些帳戶目前根本不在此次推出範圍內。
推廣用量的時間窗是另一項值得寫下來的事。你在 10 月 1 日之前建立的任何流程，都是在寬鬆上限下測試的。不要用一個五星期後會消失的額度，去規劃整個團隊的習慣。
如何啟用，以及它在哪裡
它不需要新應用或安裝程序。當管理員為你的帳戶啟用 Workspace Smart Features 之後，Ask Gemini 會出現在 Google Chat 左側導覽的「Shortcuts」之下，另外還有一組鍵盤快捷鍵，比用滑鼠更快到達。
快捷鍵在 ChromeOS 與 Windows 上是 Ctrl 加 G，在 macOS 上是 Command 加 G。第一天就把它記住。一個你真正會用的工具與一個你會忘記的工具，差別通常只有兩下點擊。
如果 8 月 26 日之後你在 Shortcuts 下看不到 Ask Gemini，請先按順序檢查三項資格條件再開支援單：版本、Smart Features 啟用狀態、帳戶語言。多數情況下問題出在第三項。
管理員需要注意，Smart Features 的啟用是一項需要主動設定的選項，而不是每個組織的預設值。如果你的組織因資料治理理由關閉了它，那個決定正是阻擋此功能的原因，並且應該被有意識地重新檢視，而不是意外地被繞過。
它為哪四件事而設計
Google 把功能歸納為四件事：在你的 Workspace 資料中找答案、就地產出內容、追上錯過的討論，以及管理任務與行程。每一項對應一種真實習慣，但其中只有兩項有可能真正改變你的工作方式。
搜尋你自己的資料。你可以直接從 Chat 的提示框橫跨 Gmail、Drive 與日曆提問。這一項最值得，因為在對話串中你通常會問的是「我們之前到底講定了什麼」，而答案通常分散在三個不同產品裡。
不離開對話就產出內容。撰寫更新、生成圖片、產出摘要，全部在 Chat 內完成。有用，但這也是輸出品質落差最大的地方，因此請把首稿當成起點，而不是交付物。
追上討論。為你缺席期間的長對話串做摘要。確實省時，同時也是最容易悄悄掩蓋一項分歧的功能，而那項分歧若由人來看，通常會被標記出來。
管理任務與行程。從對話直接建立任務與日曆項目。動作很小，但正是這種摩擦，讓人們無法把在聊天中做出的決定執行到底。
另外，Google 於 2026 年 8 月 12 日宣布為 Gemini 新增連接應用，包括 Granola、Otter.ai 與 Wix，以及英國的 OpenTable、Ticketmaster 等消費服務。如果你的會議記錄已經存放在 Granola 或 Otter，這項連接值得檢查，因為它改變了助理能夠檢索到的範圍。
第一週值得建立的一個流程
最有價值的用法不是做摘要，而是把在聊天中做出的決定，與那個決定應該產出的文件與行程接上。請只建立一個可重複的星期一例行流程，而不是一次試完所有功能。
挑出你最繁忙的固定對話串：客戶頻道、上線頻道，或每週營運頻道。每個星期一對它執行一個提示詞，並要求輸出以負責人與日期結尾，讓你能在兩分鐘內採取行動。
可直接複製的提示詞：
--- 在這個空間以及我的 Workspace 資料中，搜尋過去 7 天所有與【專案名稱】相關的內容。
--- 只產出以下四個區塊，不要有其他內容。
--- 1. 已決定：真正做出的決定，逐項註明由誰決定與日期。
--- 2. 未解決：被提出但無人回答的問題，逐項註明提出者。
--- 3. 已承諾：有人承諾要做的事，逐項註明負責人與其聲明的期限。若未說明期限，請寫「未給日期」。
--- 4. 缺失：討論中被提及、但你在 Drive、Gmail 或日曆中找不到的文件、批准或數字。
--- 不要為對話做摘要。不要包含任何你無法歸因於某一則訊息、檔案或行程的內容。
「缺失」那一區塊，才是讓整個流程值得的部分。一個能搜尋你 Drive 與日曆的助理，可以告訴你哪些東西理應存在卻不存在，而專案通常正是在這個缺口出錯。
「不要包含任何你無法歸因的內容」這一行也不是裝飾。它決定了你得到的是一份可以直接行動的清單，還是一份聽起來合理、卻要你從頭核實的摘要。
在依賴它之前該知道的陷阱
四項限制決定了這個工具能安全承擔多少：語言限制、推廣用量的時間窗、舊側邊欄的消失，以及檢索品質完全取決於你的團隊實際把東西存在哪裡。
推出初期僅支援英文。如果你的帳戶語言是繁體中文，你保留的是舊版側邊欄。為了一個功能而更改整個帳戶語言，通常是不划算的交換，因為它會改變你每天使用的其他所有介面。
寬鬆用量在 2026 年 10 月 1 日結束。可以先建立習慣，但在推廣到十五人團隊之前，請先量度這個流程實際需要多少次呼叫。
你不能兩者兼得。Ask Gemini 是取代 Chat 側邊欄。如果你的團隊依賴側邊欄中某項特定功能，請在 8 月 26 日之前找到替代路徑，而不是之後。
檢索反映的是你的歸檔習慣，而非你的意圖。如果決定存在截圖、語音訊息與私訊裡，一個搜尋 Gmail、Drive 與日曆的助理找不到它們。這個工具獎勵本來就會把事情寫下來的團隊，也會暴露不這樣做的團隊。
還有一項必須誠實說明的事：本文建立在 Google 自身針對 2026 年 8 月 26 日開始推出的發行文件之上，而非數月的實際使用經驗。請把資格事實視為可靠，把流程建議視為一個待你用自己的對話串去驗證的起始假設。
這一週該做什麼
檢查三項資格條件、記住鍵盤快捷鍵，然後在你最繁忙的對話串上建立恰好一個星期一例行流程。這足以讓你在一週內判斷它是否屬於你的工作流程。
更值得注意的是背後的模式。AI 助理正在移入工作已經發生的地方，這意味著關鍵能力不再是孤立地寫提示詞，而是知道該從哪個介面提問，以及你自己的資料誠實地能回答什麼。我們在這篇關於 o3 退場的指南中，談過這個問題的另一半：為工作挑選正確的模型。
工具會不斷變動。真正保持領先的，是那些擁有一套可以搬移的例行流程的人。懂AI，更懂你；UD相伴，AI不冷。
本文由 UD AI 團隊審閱。
不確定該先把哪些工作交出去？
知道有某個功能是一件事，知道你的哪些重複性工作應該交給 AI 是另一件事。試用 UD 的 AI Employee Match，看看哪些職能與任務適合放進 AI 流程。若你想把它好好建起來，UD 團隊手把手帶你完成每一步，從權限設定、提示詞範本，到一套團隊真的會維持下去的例行流程。
