你的公司知識，正在悄悄流失
每間公司都有這樣的員工：他在公司待了十年，記得每份合約的特殊條款、每位客戶的歷史偏好、每個流程的例外處理方式。這些知識從未被正式記錄下來——因為他在，所以沒有必要。
一旦他離職，公司的「隱性記憶」就跟著走了。新員工從零開始，客戶投訴因「前任同事才知道」的事而無法解決，業務因知識斷層而受損。
這不是個別企業的問題，而是幾乎所有中小企都面臨的隱性風險。解決方法不是要求員工寫更多筆記——而是從今天起，把公司知識系統性地轉移到 AI 裡。
什麼是 NotebookLM？它與普通 AI 有何不同？
NotebookLM 是 Google 開發的 AI 知識管理工具。與 ChatGPT 或 Claude 的最大分別，在於它的回答來源：普通 AI 從互聯網上的通用知識回答，而 NotebookLM 只從你上傳的文件中回答。
這個設計帶來三個關鍵優勢。第一，每個回答都附有原文引用，你可以點擊直接核實。第二，如果答案不在你的文件裡，它會明確告訴你「找不到相關資料」，而不是編造答案。第三，AI 的知識邊界完全由你決定——你的 SOP、你的合約格式、你的業務邏輯，才是它的知識來源。
為什麼「零幻覺」對中小企至關重要？
AI 幻覺（Hallucination）指 AI 以自信的語氣給出錯誤答案的現象。對日常聊天影響有限，但對商業決策而言，一個錯誤的合約條款引用或錯誤的產品規格，可能直接造成業務損失甚至法律風險。
NotebookLM 通過封閉來源架構從根本上解決這個問題。每個回答旁邊都顯示對應的原文段落編號，一鍵跳轉核實。當它無法在你的文件中找到答案時，它會誠實地說「找不到」——這種謙遜，比自信地給出錯誤答案更有商業價值。
五種必須上傳的文件類型
要讓 NotebookLM 真正成為公司的 AI 專家，關鍵在於上傳正確的文件。以下五類文件是效益最高的起步選擇。
標準作業程序（SOP）是員工最常需要查閱的文件。上傳後，新人可以直接詢問「這個退款流程的第三步是什麼」，而不需要打擾忙碌的前輩。
產品規格與報價表讓銷售團隊在客戶詢問技術參數或特殊配置時，可以即時得到準確答案，不再需要翻找舊版 Excel 或等待技術部門回覆。
過去合約範本讓 AI 幫你比較新合約與標準版本的差異，或回答「我們過去有沒有類似的特殊付款條款」，在律師介入前先做初步篩查。
客戶溝通紀錄與會議記錄讓業務人員在下次客戶會議前，快速了解對方過去提過的顧慮、談判歷史和特殊要求。
常見問題集（Q&A）把客服最常被問到的問題和官方答案整理成文件，讓前線員工可以即時查詢一致的標準答案。
三個 HK 中小企真實應用場景
場景一：加速新員工培訓
傳統培訓需要 1 至 3 個月讓新人熟悉公司運作。把所有內部文件上傳到 NotebookLM 後，新人可以像查 AI 一樣自行解答問題：「我們的退款政策是什麼？」「處理這類客戶投訴的標準流程是？」不需要等待前輩有空回覆，新人可以自主學習，前輩也從重複解答中解放出來。
場景二：銷售前的快速準備
打電話或見客戶前，業務員可以快速詢問：「XX 公司上次談的優惠條件是什麼？他們之前提過哪些顧慮？」NotebookLM 從你的會議記錄和 email 中抽取相關資訊，幾秒內給出答案，讓你進場前已經做好準備。
場景三：合約審查的初步篩查
把新合約和公司標準合約範本一起上傳，詢問：「這份新合約有哪些條款與我們的標準版本不同？有哪些對我們較不利的條款？」這樣的初步分析可以在律師正式審閱前完成，節省法律費用，也讓你在法律討論前已有清晰的問題清單。
如何開始：逐步設定方法
NotebookLM 的入門無需任何技術背景，整個設定過程不超過十分鐘。
第一步：前往 notebooklm.google.com，以 Google 帳號登入（完全免費）。第二步：點擊「New Notebook」，為你的知識庫命名，例如「公司內部知識庫 2026」。第三步：點擊「Add Source」，上傳文件——支援 PDF、Google Docs、Word 文件、網址和 YouTube 影片連結。第四步：等待 AI 處理文件，通常只需數秒至數分鐘。第五步：在右側聊天框開始提問，每個回答都會附帶來源引用編號。
建議從五至十份最常被員工查詢的文件開始，待熟悉操作後再逐步擴展。不需要一次過上傳所有文件，系統隨時可以增加新來源。
免費版 vs Pro 版：中小企需要哪一個？
NotebookLM 免費版已能滿足大部分中小企的起步需求：每個 Notebook 支援 50 個來源文件，每個來源最多 50 萬字，每日可進行 50 次查詢。對於一個剛開始建立知識庫的團隊而言，這已經相當充裕。
NotebookLM Plus（月費約 USD$20）適合以下情況：你需要同時管理超過 50 份文件、多個部門需要共享同一個知識庫、或每日查詢次數超過免費版限制。它將來源上限提升至每個 Notebook 300 個，並提供完整的團隊共享和使用分析功能。
建議先從免費版開始，實際使用三至四週後，再根據真實需求決定是否升級。
開始前的三個注意事項
第一，不要上傳含有敏感個人資料的文件（例如員工的身份證號碼、薪酬資料）。雖然 Google 聲明 NotebookLM 不會以用戶數據訓練模型，但資料安全始終是優先考慮。
第二，文件質素影響回答質素。上傳清晰結構化的文件（有標題、有段落），比掃描版 PDF 或手寫筆記效果好得多。如果你的舊文件格式混亂，花時間整理後再上傳效益更高。
第三，定期更新文件。當公司 SOP 或產品規格有更新，記得把新版本上傳並移除舊版，確保 AI 回答的是最新資訊。
立即行動：今天就可以做的第一步
公司知識的流失是每日都在發生的事，但它的影響往往在員工離職後才顯現。從今天開始，花十分鐘登入 NotebookLM，上傳你最常被員工詢問的五份文件——這是把公司知識「固化」的第一步，也是讓 AI 真正為你業務服務的起點。
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