究竟什麼是 ChatGPT「工作區代理」（Workspace Agent）？不是你每天用的那個聊天機械人，也不是科幻電影裡的機械人。而是 OpenAI 在 2026 年 4 月 22 日正式推出的一項新功能，能將 ChatGPT 由「回答問題的工具」升級成「幫你完成工作的同事」。以下是每位香港老闆必須掌握的入門知識。
什麼是 ChatGPT 工作區代理？
ChatGPT 工作區代理是你的團隊在 ChatGPT Business 或 Enterprise 內建立的自訂 AI 工作者，能由頭到尾完成一個重複的工作流程，並獲授權使用團隊批准的業務工具。它在雲端運作，可按時間表自動啟動，並像同事一樣由整個團隊共享。
可以想像為兩種不同的關係。一般 ChatGPT 對話是你向助手問問題，問完就結束。工作區代理則是你給助手一份職位描述，它便會持續完成工作，無論你是在開會、出差還是已經下班。
工作區代理與一般 ChatGPT 對話有什麼分別？
對老闆而言，三項分別最為關鍵：共同擁有、實際工具權限、以及自動觸發。
共享而非私人。一般 ChatGPT 對話只屬於單一用戶。工作區代理建立一次，整個團隊可以在 ChatGPT 或 Slack 內使用。代理變得更聰明，所有人都受益。
真實的工具權限。工作區代理可以直接接入 Slack、Outlook、Salesforce、Google Drive 等已獲批准的應用程式。根據 VentureBeat 報導，OpenAI 將工作區代理定位為「Custom GPT 的繼任者」，正因為它能在團隊真正使用的系統內採取行動，而不只是在聊天視窗回答問題。
觸發式運作。一般對話由你打字開始。代理則可在會議結束時、表單提交時、或每星期一早上 9 時自動啟動。工作會持續進行，毋須任何人盯著螢幕。
工作區代理可以做什麼工作？
OpenAI 在發佈時公開了幾個自家示範案例，是了解這項技術用途最直接的方式。
OpenAI 引用的六個具體範例：
— 軟件申請代理：自動分流員工提交的軟件申請、執行公司政策、把審批轉交對應主管，並自動開立 IT 工單。
— 產品回饋代理：從多個渠道收集客戶意見，並每週整理成一份摘要。
— 每週指標代理：星期五自動從試算表抓取數據、生成圖表、撰寫敘述，並送上一頁式報告。
— 銷售線索評估代理：為新進線索評分，並按地區和規模指派給相應銷售人員。
— 第三方風險代理：在合約簽訂前，自動為新供應商完成合規清單。
— 會前準備代理：閱讀日曆邀請、抓取與會公司的最新動態，並在前一晚自動撰寫一頁簡報。
以上沒有一個需要程式員。只需要有人能用白話講清楚工作的每一步。
2026 年使用 ChatGPT 工作區代理需要多少錢？
使用工作區代理必須持有 ChatGPT 的付費商業計劃。根據 OpenAI 公佈的定價，ChatGPT Business 約為每人每月 USD 25，ChatGPT Enterprise 約為每人每月 USD 60，Edu 和 Teachers 計劃同樣適用。
代理本身在 2026 年 5 月 6 日前的研究預覽期間免費。代理運行的點數計費將於 2026 年 7 月 6 日生效。使用 GPT-5.5 模型的典型工作區代理單次運行會消耗 5 至 25 點，視乎任務的複雜程度和讀取的數據量。
以一家有 5 名員工的香港中小企計算，每月 ChatGPT Business 訂閱費約為 HKD 1,000，再加上代理運行的浮動費用。對比起聘請一位兼職行政人員每月 HKD 12,000 起，這個比例相當驚人。
工作區代理和以前的 Custom GPT 是同一回事嗎？
不是。這是一個值得釐清的常見誤解。Custom GPT 是「個人化聊天機械人」：你撰寫一段系統提示，可選擇加入幾份檔案，結果是一個帶有特定風格的 ChatGPT 版本，會用某種方式回答問題。它只能聊天，無法在你的工具內採取行動。
工作區代理在三方面截然不同。第一，它有權限在獲批准的業務應用程式內執行動作。第二，它由觸發事件啟動，不限於有人打開聊天視窗。第三，它為團隊共同擁有而設計，內建權限控制和持續改進機制。OpenAI 已將工作區代理定位為商業計劃中 Custom GPT 的自然繼任者。
工作區代理為香港中小企解決哪些問題？
香港中小企面對兩個結構性問題，正好與工作區代理的設計目的吻合。
問題一：人手單薄，沒有自動化工程師。典型的 10 人香港中小企無法為一位開發人員專責內部自動化付出薪酬。工作區代理以白話文配置，最熟悉工作流程的人，通常是營運經理或老闆本人，便能在不寫程式碼的情況下建立和改進代理。
問題二：散落各處的重複行政工作。報價、追數、客戶會議前準備、每週銷售摘要。這些工作分散在不同同事身上，每人每天花 30 至 60 分鐘處理。根據 Deloitte-HKU AI 採用指數 2026，只有 24% 的香港機構已從實驗階段進入較廣泛的整合，主因是以往的工具大都需要中小企並不具備的 IT 資源。
工作區代理只需建立一次，便可永久運行。一人每日節省 30 分鐘 × 5 人團隊 × 220 個工作天，等於每年回收約 550 小時。
香港中小企必須留意哪些限制？
工作區代理威力強大，但並非萬能。建立代理前，有四個限制必須留意。
限制一：研究預覽階段。截至 2026 年 6 月，工作區代理仍處於研究預覽，功能持續增加，包括更豐富的儀表板和新的觸發方式，運作行為可能隨版本變化。
限制二：點數成本會隨使用量上升。每次 5 至 25 點對偶爾使用沒問題，但每小時運行一次的高頻代理會快速累積費用。從第一天起就應在管理員儀表板追蹤用量。
限制三：審批依然重要。有權發送電郵或在 Slack 留言的代理，一旦指令出錯便會造成實質後果。所有與客戶溝通的代理，建議從「人工審批」模式開始。
限制四：資料儲存地。ChatGPT Enterprise 提供資料儲存地控制，但 Business 計劃並無此選項。涉及敏感香港客戶資料時，這點必須先確認。
實際設置工作區代理是怎樣的流程？
設置流程刻意保持簡單。根據 OpenAI 公佈的文件，整個流程分四步：以白話描述任務、選擇代理可使用的應用程式、定義觸發方式、根據實際運行結果調整。
OpenAI 公佈的四步設置流程：
— 第一步：用白話描述代理該做什麼、成功的標準是什麼、有哪些限制。
— 第二步：選擇代理可以使用的業務應用程式，建立工具會引導你逐一完成授權。
— 第三步：定義觸發方式。要麼有人主動指派任務，要麼按時間表自動啟動。
— 第四步：實際運行代理、檢視結果、再調整指示。
整個過程更像撰寫職位描述，而不是寫程式。這正是 OpenAI 的設計意圖。
常見問題：香港企業使用 ChatGPT 工作區代理
工作區代理支援廣東話和繁體中文嗎？支援。底層的 GPT-5.5 模型能流暢處理繁體中文、簡體中文和英文。只要原始資料是中文，代理便能讀取和輸出中文內容。
工作區代理可以直接在 WhatsApp 或 WeChat 上發訊息嗎？無法直接做到。目前整合主要集中在 Slack、Outlook、Salesforce 等企業工具。接駁 WhatsApp 或 WeChat 通常需要第三方自動化平台。
將公司資料交給代理是否安全？Business 和 Enterprise 計劃的資料處理規格遠較消費版嚴謹。你的對話和代理運行不會用於訓練 OpenAI 模型。權限由管理員控制，Enterprise 版本提供完整審計記錄。
如果團隊主要使用 Microsoft Copilot 或 Google Gemini 怎麼辦？兩者也有類近的代理功能。工作區代理的優勢在於緊密整合員工每日已在使用的 ChatGPT 介面，以及可直接使用 GPT-5.5 的推理能力。
公司內應該由誰建立第一個代理？最熟悉工作流程的人，而不是最懂技術的人。如果痛點在應收帳款，財務主管才是最合適的建立者。
結語：對香港老闆的實際意義
工作區代理把 ChatGPT 由「你使用的工具」轉化為「你聘用的同事」。對香港中小企而言，最實際的影響是：公司最昂貴的資源也就是團隊的時間，可以集中於更高價值的工作，其餘的部分交給一個共享的 AI 處理。
技術已經成熟，價格已經親民，設置毋須開發人員。難點在於：先把哪一個工作流程交給代理？又如何設計讓它真正幫到忙而非製造新麻煩？這就需要一位陪你走過 28 年科技變革的香港夥伴。懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷。
準備好讓 AI 代理開始為你的公司工作？
選對第一個工作流程、設好觸發方式、接上對的工具，是大多數公司卡住的地方。UD 團隊手把手教你，從挑選回報最高的工作流程，到以合理預算啟動第一個代理，全程陪你走每一步。
