重點摘要
- 6 個提示詞覆蓋人事與行政每週重複的工作：雙語通告、假期查詢、強積金說明、兼職工時檢查、招聘廣告與會議紀錄。
- Gemini（2026 年 3 月起向香港開放）、Microsoft 365 Copilot Chat 與 Perplexity 均可在香港使用；ChatGPT 與 Claude 官方不支援香港。
- 不要讓模型憑記憶回答香港法規。把勞工處或積金局原文貼入提示詞，並要求只按原文作答。
- 貼上內容前，先把姓名、身份證號碼與薪金換成代號或範圍。
人事與行政的一星期，大半時間在重寫同一批文件。這 6 個提示詞把撰寫變成審閱：草稿交給模型，你負責核對。
變數放在 [方括號] 內。原則只有一條：事實由你提供，文字由模型撰寫。
2026 年香港人事部可以用哪些 AI 工具？
Gemini、Microsoft 365 Copilot Chat 與 Perplexity 均在香港正式提供。Gemini 於 2026 年 3 月向公眾開放，Copilot Chat 隨 Microsoft 365 工作帳戶提供。ChatGPT 與 Claude 官方不支援香港，人事流程不宜建立在它們之上。處理員工紀錄時，一律使用公司工作帳戶。
據 Hong Kong Free Press 報道，Gemini 於 2026 年 3 月 16 日起向全港推出。
你需要
| 工具 | 可用方案 | 從哪裡開始 | 香港可否使用 |
|---|---|---|---|
| Gemini | 免費版，或附 Gemini 的 Google Workspace | gemini.google.com，或 Gmail、Docs 的 Gemini 側欄 | 可以，2026 年 3 月起 |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft 365 工作帳戶已包括 | m365.cloud.microsoft，或 Outlook、Word 的 Copilot 圖示 | 可以 |
| Perplexity | 免費版或 Pro | perplexity.ai | 可以 |
| ChatGPT／Claude | 任何方案 | 不建議處理人事資料 | 官方不支援 |
怎樣用 AI 撰寫中英雙語員工通告？
把事實逐點列給模型，要求英文與繁體中文分開撰寫而非互相翻譯，並指定閱讀程度。這樣寫出的通告只需審閱一次，不必改寫兩次，因為你沒有提供的日期，模型無從虛構。缺漏之處，它會標示待確認。
提示詞 1：假期安排通告
你是[公司名稱]的人事主任，公司在香港，共有[人數]名員工。
請撰寫一份關於[主題，例如年底假期安排]的員工通告。
只可使用以下事實：
- [事實一，例如 12 月 25 日辦公室休息]
- [事實二]
- [聯絡人及內線]
請寫兩個版本：先英文，後繁體中文書面語（不要用廣東話口語）。
兩個版本各自撰寫，不要逐句翻譯。
每個版本不超過 150 字，結尾寫明聯絡人。
如缺少任何事實，寫 [待確認]，不要自行猜測。理想的輸出：兩份日期一致的通告，缺漏處標示 [待確認]。
AI 怎樣回答員工有關假期與法定假日的問題？
把官方名單與員工手冊貼入提示詞，並指示模型只按這兩份資料作答。香港 2026 年共有 15 天法定假日，因為復活節星期一由今年起新增，不少模型憑記憶作答時仍會說錯，所以官方原文不可省略。
勞工處的 2026 年名單確認共有 15 天法定假日，復活節星期一由 2026 年起新增。法定假日與 17 天公眾假期並不相同，員工每年都會混淆。
提示詞 2：假期政策問答
只根據以下兩份資料，回答員工的問題。
資料 A，勞工處 2026 年法定假日：[貼上名單]
資料 B，本公司員工手冊假期章節：[貼上內容]
問題：[員工問題]
規則：
1. 引述你所依據的句子。
2. 說明答案來自法例（資料 A）還是公司政策（資料 B）。
3. 如兩份資料都無法回答，只回覆「請向人事部查詢」。怎樣用 AI 核對強積金與新的「468」規定？
AI 只用來解釋與標示問題，不用來計算最終糧單。提供現行數字：僱主與僱員各供款 5%，有關入息上限 30,000 港元，每月供款上限 1,500 港元。兼職員工方面，請它標示不符合 2026 年 1 月 18 日生效的「468」規定的週次。
據 RPC 對《2025 年僱傭（修訂）條例》的整理，「468」規定把連續性合約門檻降至每週 17 小時，或四星期合共 68 小時。此外，積金局說明，自 2025 年 5 月 1 日起，僱主不可再以強制性供款對沖該日之後年資的遣散費或長期服務金。
提示詞 3：兼職工時核對
以下是兼職員工的更表，只有員工代號，沒有姓名。
[貼上表格：代號｜週次開始日｜工時]
請為每位員工，按每個連續四星期期間核對兩項：
(a) 每星期最少 17 小時；(b) 四星期合共最少 68 小時。
輸出表格：代號｜期間｜(a)｜(b)｜是否符合「468」規定
不要提供法律意見。凡有疑問的地方，列出給人事部確認。提示詞 4：給新入職員工的強積金說明
為一位月薪約[薪金範圍]港元的新同事，寫一段簡短的強積金說明。
只可使用以下數字：[貼上積金局現行供款數字]
內容包括：誰供多少、何時開始供款、在哪裡查閱戶口。
結尾寫：「以上數字已於[日期]按積金局資料核對。」哪些 AI 提示詞有助招聘與會議跟進？
一個提示詞把你的筆記寫成中英雙語招聘廣告，並標出可能違反香港反歧視條例的字眼；另一個把會議逐字稿，無論是面試小組還是每月行政會議，整理成決定與按負責人分列的待辦表，當天就能發出。
提示詞 5：雙語招聘廣告與用字檢查
根據以下筆記，為[公司]撰寫[職位]的招聘廣告：[貼上筆記]
提供英文版及繁體中文版。
然後列出筆記中涉及年齡、性別、婚姻狀況、懷孕、殘疾、家庭崗位或種族的字眼，並建議中性寫法。
格式：廣告（英）｜廣告（中）｜需檢查的字眼香港反歧視條例由平等機會委員會執行。年齡未有條例規管，但勞工處指引不鼓勵設年齡限制。清單只供你審閱，不等於法律把關。
提示詞 6：會議紀錄轉成待辦清單
把以下[會議名稱]的逐字稿整理成會議紀錄。
逐字稿：[貼上]
輸出：1) 已作的決定；2) 待辦表格：負責人｜工作｜限期；3) 未解決的問題。
只用會上提過的內容。負責人或限期不清楚的，標示 [待確認]。使用 AI 提示詞時，怎樣保護員工資料？
貼上之前先刪去識別資料：姓名改為代號，刪除身份證與銀行號碼，薪金改為範圍。使用由 IT 管理對話紀錄與訓練設定的公司帳戶，並訂立一份簡短清單，列明哪些可以貼、哪些不可以貼，做法與私隱專員公署的建議一致。
私隱專員公署於 2025 年 3 月發布清單，協助僱主訂立員工使用生成式 AI 的守則。
- 姓名改為 [EMP-01]、[EMP-02]
- 身份證、護照與銀行號碼一律不貼
- 薪金改為範圍，例如 20,000 至 25,000 港元
- 醫療資料完全不放入提示詞
怎樣把這些提示詞改成自己公司的版本？
把每個提示詞連同你的資料一併儲存：公司名稱、聯絡人、員工手冊內容與最新官方名單。在 Gemini 可存為 Gem 或 Skill（Google 正把 Gems 轉為 Skills）；在 Copilot 可放在團隊共用的 Word 檔案。每年一月及法例修訂時，更新貼入的資料。
每個提示詞加上「最後核對日期」。本文數字最後核對於 2026 年 11 月 4 日。
草稿交給模型，事實留在你手上
這些提示詞有用，全靠一個習慣：官方原文由你貼上，文字由模型撰寫。今年的假期通告可以先用提示詞 1，下一份兼職更表出來之前，再用提示詞 3 核對。
懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷
把例行的人事與行政工作交給 AI 員工
如果你不想自己搭建和維護這套提示詞流程，可以交給 UD 按職位部署和維運的 AI 員工，資料存放於香港本地伺服器或你的私有雲。UD 團隊手把手帶你完成每一步，由免費配置評估到正式上線，開通費全免。
常見問題
可以把員工資料貼到 Gemini 或 Copilot 嗎？
只可在刪除識別資料之後。姓名改為代號，身份證、銀行及醫療資料一律不貼，做法符合私隱專員公署 2025 年 3 月的生成式 AI 清單。
2026 年香港有多少天法定假日？
15 天。根據勞工處資料，《2021 年僱傭（修訂）條例》令復活節星期一由 2026 年起成為法定假日。
如果 AI 給員工錯誤的法律答案怎麼辦？
提示詞已要求模型只按貼上的資料作答，否則回覆「請向人事部查詢」。凡涉及薪金、假期或解僱的答案，仍須由專人審閱。