你正在決定：是為每天埋首電郵的同事購買 Microsoft 365 Copilot，還是選一個範圍較窄、專門處理電郵的工具。2026 年 10 月，這個決定的關鍵只有三點：你已持有哪種基本授權、郵件寄存在哪裡，以及團隊主要用英文還是香港商業中文書寫。
本文以目前公開的價格比較各個選項，並坦白列出每個選項的局限，包括 UD 自家產品。
Microsoft 365 Copilot 以外，有哪些 AI 電郵選擇？
主要選擇包括 Google Workspace 內建的 Gemini、配合郵件軟件使用的 ChatGPT Business、MailMaestro 等第三方 Outlook 插件，以及 UD 的 AI UMail 助理這類本地部署的電郵助手。各選項在功能廣度、成本、部署工作量及中文處理能力之間各有取捨。
Copilot 是覆蓋 Word、Excel、Teams 與 Outlook 的全套助手，按人頭收費。如果你需要的主要是起草、回覆、摘要與翻譯電郵，跟單員和客戶服務同事未必用得上其餘功能。
為什麼香港企業會尋找 Copilot 的替代方案？
原因通常有四個：Copilot 必須配合合資格的 Microsoft 365 授權；不少公司仍使用 Webmail 或自建郵件伺服器；通用模型常常寫不出得體的商業中文；客戶亦開始追問電郵內容在哪裡處理。任何一項都可能改變 Copilot 推行的成本或風險。
--- 授權綁定：Copilot 只以附加形式出售，使用其他郵件平台的公司須先遷移。
--- 混合郵件環境：貿易行與家族企業常同時使用自建伺服器及少量 Microsoft 365 帳戶。
--- 書面中文：「敝公司」「貴司」「敬請賜覆」用得準確顯得專業，用錯則顯得生硬。
Microsoft 365 Copilot 在 2026 年收費多少？
Microsoft 365 Copilot Business 以年費計每位用戶每月 18 美元，月繳則為 25.20 美元，適用於 300 人以下機構；Copilot Enterprise 以年約計每位用戶每月 30 美元。兩者都是附加服務，基本授權須另行付費。
以上價格引自 eesel AI 於 2026 年 5 月整理的微軟公開價目；部分經銷商把 21 美元列為 Business 標準價、18 美元為優惠價，預算前宜向授權夥伴確認。據 Redress Compliance 的分析，微軟已於 2026 年 7 月 1 日把 E3 由 36 美元調高至 39 美元。
計算例子：一間 120 人的香港物業代理公司，只為 50 位前線同事購買 Copilot Business，每年約 10,800 美元（約 84,000 港元）；Enterprise 則約 18,000 美元（約 140,000 港元），尚未計算未持有的基本授權。
各個 AI 電郵方案如何比較？
按公開價格，Gemini 已包含在每位用戶每月約 14 美元起的 Google Workspace Business 方案內，ChatGPT Business 年費每席 20 美元，Copilot 則在 Microsoft 365 之上每人加 18 至 30 美元。AI UMail 助理按用戶數目與功能組合報價。
AI 電郵方案一覽（2026 年 10 月）
--- Copilot Business：每人每月 18 美元（年費）；300 人以下；須持有 Microsoft 365 授權。
--- Copilot Enterprise：每人每月 30 美元（年約）；可經 Microsoft Graph 引用整個機構的資料。
--- Workspace 內的 Gemini：據 eesel AI 的價格指南，Business Standard 年費每人每月約 14 美元；郵件須使用 Gmail。
--- ChatGPT Business：年費每席 20 美元，最少兩席，上限 200 席，詳見 UD 的 ChatGPT 方案比較；屬獨立工作空間。
--- AI UMail 助理：按用戶數目與功能報價，一個工作天內回覆；支援 Webmail、Outlook 及自建郵件，毋須訂閱 Microsoft 365 或 Workspace。
Microsoft 365 Copilot 在哪些情況下仍然勝出？
如果公司已使用 Microsoft 365 E3 或 E5，需要在文件、試算表、會議及電郵之間全面應用 AI，並要求答案引用 SharePoint、OneDrive 與 Teams 的內容，Copilot 是較強的選擇。此時另外加一個電郵工具，只會多一個供應商，卻取代不了 Copilot 獨有的能力。
Copilot 真正的優勢在於上下文：它可以在回覆中引用 SharePoint 內最新的合約，這是獨立電郵助手做不到的。一間已採用 E5、擁有成熟微軟管治團隊的 400 人金融機構，坦白說應先讓最常用電郵的同事試用 Copilot Enterprise。
AI UMail 助理有哪些局限？
AI UMail 助理是電郵工具，而非全套辦公助手。它不能在 Word、Excel 或 Teams 內運作，無法引用 SharePoint 內容，沒有公開價目表，而節省時間的數字屬 UD 自家公布的基準，並非獨立第三方量度。決定前應把這些局限計算在內。
--- 範圍：只處理電郵的起草、回覆、摘要、翻譯、語氣轉換及公司詞庫。
--- 證據：產品頁所述每人每日節省 60 至 90 分鐘屬供應商說法，應在試點中自行量度。
它的具體優點是：預設在香港數據中心處理、承諾不以電郵內容訓練模型、可另簽數據處理協議，並內建書面中文慣用語。
轉換或同時使用兩個工具有多困難？
轉換難度取決於郵件平台，而非 AI 工具本身。改用 Gemini 要先遷移至 Google Workspace；改用 Copilot 要為每位用戶購買 Microsoft 365 授權。AI UMail 助理以插件形式部署，毋須遷移平台，UD 表示較小型團隊約一星期內可完成部署。
同時使用兩個工具相當常見：30 位管理層與分析員用 Copilot Enterprise，80 位跟單員用較輕便的電郵助手。但兩個工具即兩份數據處理評估及兩套使用守則，應按職位分工並在一季後檢討。
不同類型的買家應該怎樣選？
已使用 Microsoft 365 E3 或 E5 的公司，應先試用 Copilot；使用 Google Workspace 的公司，應善用已付費的 Gemini；使用 Webmail 或自建郵件、主要以商業中文書寫的公司，應評估本地電郵助手；需要電郵以外通用 AI 工作空間的公司，可比較 ChatGPT Business。
--- E3／E5、跨文件工作：先讓 20 至 50 位重度用戶試用 Copilot Enterprise。
--- Google Workspace：使用已包含的 Gemini，把預算投放在培訓。
--- Webmail／自建郵件、中文電郵為主：索取 AI UMail 助理報價，並以一個團隊試行 30 日。
正確的下一步是什麼？
不要從工具開始，而是先確認三件事：每個團隊用哪個郵件平台、多少同事每日處理電郵超過兩小時、你已為哪些基本授權付費。這三個答案往往已替你作出決定，也讓財務總監看到以真實人數計算的商業方案。之後以一個團隊試行 30 日，量度回覆時間與改寫比率，再決定是否擴展。
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由 UD 企業 AI 團隊審閱。價格已於 2026 年 10 月 29 日按公開資料核對。
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