星期四晚上十時，一間連鎖餐廳的採購經理同時向兩間印刷公司查詢 5,000 份新餐牌的報價。第一間翌日下午才回覆一張手寫掃描單；第二間半小時內傳來一份有品牌設計、逐項列明、附有效期和「按此確認」按鈕的報價。第二間略貴，卻拿下了生意。
這正是越來越多香港老闆搜尋「報價軟件」的原因。本文直接回答錢的問題：2026 年 10 月，報價及提案工具對香港中小企的實際收費、每個價錢買到什麼、本地用家最常遇到的限制，以及不同類型的公司應該怎樣選。
以下價格均為公開美元標價，按 1 美元兌 7.8 港元換算；如數據來自第三方價格追蹤網站，我們會註明來源。
2026 年香港中小企用報價軟件要花多少錢？
個體戶可以免費發出專業報價，或每月約 156 港元加上 AI 寫作助手。三人銷售團隊使用有品牌的提案工具加 AI 起草，每月預算約 1,600 港元；八人團隊則視乎工具，每月約 3,800 至 4,700 港元。
參考價格一覽（2026 年 10 月，每位用戶每月）
--- PandaDoc：免費版每月 5 份文件；Starter 年繳 19 美元或月繳 35 美元；Business 年繳 49 美元或月繳 65 美元；經 API 生成的文件每份另收 5 美元（CostBench，2026 年 10 月 13 日核實）。
--- Proposify：Basic 年繳 19 美元或月繳 29 美元；Team 年繳 41 美元或月繳 49 美元（CostBench）。
--- Qwilr：Starter 年繳 35 美元；Growth 55 美元，最少 5 位用戶；Scale 75 美元，最少 10 位用戶；沒有免費版（CostBench）。
--- Zoho Invoice：免費版已包括報價功能，第三方評測指上限約為每年 500 張發票及 2 位用戶，但各來源說法不一。
--- Xero 香港：Lite 7 美元、Starter 29 美元、Standard 50 美元，以美元收費，內置報價功能；Lite 只容許 5 張發票及報價。
--- ChatGPT Business：每位用戶月繳 25 美元或年繳 20 美元，最少 2 個席位，用於起草報價內容。
不同報價工具分別包括什麼功能？
市面工具大致分三類：提案平台（PandaDoc、Proposify、Qwilr）製作有品牌、可追蹤、可電子簽署的報價；會計軟件（Xero、Zoho Invoice）製作簡單報價並一鍵轉成發票；通用 AI 助手（ChatGPT、Claude）負責撰寫內容，但不會發送、追蹤或簽署。
PandaDoc 是最常見的起點。免費版電子簽署不限次數，但每月只有 5 份文件；Starter 仍會保留 PandaDoc 標誌。自訂報價、CRM 整合、審批流程及移除標誌，都要升級至每位 49 美元的 Business。
Proposify 是團隊擴張時最便宜的提案平台，Team 方案加入整合、自動化和分析功能，並提供 14 天免信用卡試用。
Qwilr 把報價變成互動網頁，適合廣告公司和 B2B 服務。問題在於結構：自動填寫提案的 AI Prefill 只列於 Scale 方案，而 Scale 最少 10 位用戶，即 AI 功能起步價約每月 750 美元。
以港元計算，實際每月預算是多少？
三個組合可涵蓋大部分香港中小企：個體戶每月約 156 港元；三人團隊用 PandaDoc Business 加 ChatGPT Business 約 1,615 港元；八人團隊用 Proposify Team 加 ChatGPT Business 約 3,806 港元，改用 Qwilr Growth 則約 4,680 港元。
組合一：個體戶或兩人工作室，每月約 156 港元
--- Zoho Invoice 免費版處理報價和發票，加 ChatGPT Plus 20 美元。適合每月少於 20 份簡單報價的維修師傅、導師及自由工作者。
組合二：三人銷售團隊，每月約 1,615 港元
--- PandaDoc Business 三位用戶年繳 147 美元，加 ChatGPT Business 三位 60 美元，合共 207 美元，約等於按法定最低工資 43.1 港元計算的 37 小時工時。
組合三：八人團隊，每月約 3,806 至 4,680 港元
--- Proposify Team 八位 328 美元加 ChatGPT Business 160 美元，合共 488 美元；或 Qwilr Growth 八位 440 美元加 ChatGPT Business，合共 600 美元。
這些工具在香港有什麼不足？
最大的缺口都與本地情況有關：沒有港元價目表、入門方案保留供應商標誌、最低席位令小團隊多付錢、AI 功能只在最高級方案，而且香港大部分報價查詢都經 WhatsApp 傳來，這些工具全部不會處理。
中文報價未經核實。我們未有測試各工具處理繁體中文字型及中英混合項目的效果，付款前請在試用期內用真實的雙語報價測試。
電子簽署規定。根據香港《電子交易條例》（第 553 章），一般商業合約的電子簽署大致有效，但遺囑、授權書及須加蓋印花的文書等不適用，詳見 OneSpan 的整理。
WhatsApp 缺口。這些工具不會閱讀查詢、追問細節，也不會跟進沉默的客人。如 WhatsApp 是你的主要渠道，可參考我們的 WhatsApp AI 收費分析。
AI 員工在報價流程中可以做什麼？
AI 員工負責報價軟件以外的工作：閱讀 WhatsApp 和電郵查詢、追問欠缺的資料、按你的範本起草第一版報價，以及在客人沒有回覆時跟進。它不能取代電子簽署或會計軟件；如果每月報價量很少，也不值得投資。
UD AI 員工方案專為這一層協調工作而設，常見安排包括：
--- 從 WhatsApp 或電郵收集查詢，並追問尺寸、數量或交貨期等資料。
--- 按你的價目表及範本起草報價，交由同事審批。
--- 報價發出後第 3 天及第 7 天自動提醒未回覆的客人。
坦白說明限制：UD AI 員工沒有公開固定價格，需經免費評估後報價，建議你與上述組合逐項比較；它不提供電子簽署，每個價錢發出前仍應由真人審批。若你每月報價少於 5 份，PandaDoc 免費版或 Zoho Invoice 已經足夠。
應該選擇哪一種報價方案？
按瓶頸選擇，而不是按品牌選擇。報價不夠專業，就買提案工具；報價太慢是因為查詢堆積，就先處理收集和跟進；報價只是簡單價目，你的會計軟件可能已經免費或幾乎免費做到。
--- 個體戶，每月少於 20 份簡單報價：Zoho Invoice 免費版加 ChatGPT Plus。
--- 已使用 Xero 的小團隊：先用內置報價功能，可參考我們的 Xero 與 QuickBooks 比較。
--- 需要品牌及電子簽署的 B2B 團隊：PandaDoc Business 或 Proposify Team。
--- 因 WhatsApp 回覆慢而流失生意的團隊：AI 員工負責收集與跟進，再配合合適的報價工具。
報價軟件收費常見問題
以下兩條問答回應香港老闆購買前最常提出的疑問：免費報價軟件是否足夠，以及 ChatGPT 能否完全取代報價軟件。答案均以 2026 年 10 月的公開價格為基礎，方便你直接比較。
免費報價軟件對小公司是否足夠？
很多時候足夠。Zoho Invoice 免費版包括報價功能，PandaDoc 免費版每月可發 5 份文件並附電子簽署。需要自家品牌、更多範本或團隊審批時才升級。
ChatGPT 能否取代報價軟件？
不能完全取代。ChatGPT 擅長起草內容和價格明細，但不會發送、追蹤或收集簽署，大部分團隊會把兩者配合使用。
下一步應該怎樣做？
先數三個數字：每月發多少份報價、每份要花多久、有多少份石沉大海。有了這三個數字，哪個預算組合適合你便一目了然，也不會為用不著的席位、方案或 AI 功能多付錢。
最快的報價往往贏得生意，但前提是準確，而且有人跟進。軟件令報價好看，清晰的流程才令報價成交。懂AI的冷，更懂你的難。UD 同行28年，讓科技成為有溫度的陪伴
由 UD AI 團隊審閱。
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