重點摘要
- 按統計處 2025 年 5 至 6 月中位數，一名全職文書人員連 5% 強積金，每月約 HK$18,400。
- 每週 20 小時的兼職約 HK$6,600，而且在新「468」規定下享有《僱傭條例》全部保障。
- AI 查詢工具由每月 HK$298 起，但仍要有人檢查回覆、簽批報價單。
- 5 至 20 人的貿易公司，最常見的答案是兩者並用：AI 答重複問題，人負責價錢、信貸和投訴。
星期五晚上 7 點，觀塘一間貿易公司。這星期收到 30 張報價要求，兼職同事單是把 Excel 價錢抄進範本，已經用了 6 小時。WhatsApp 上還有 40 個「有沒有現貨？」「幾時可以出貨？」未覆，要等到明早。
直接答案：如果大部分工作是同樣的十條問題、同一份價目表，AI 每月成本低得多；如果主要是議價、追廠和判斷哪個客人可信，請人比較合適。
貿易公司用 AI 真的比請文員便宜嗎？
處理重複工作，AI 便宜很多。全職文員連強積金每月約 HK$18,400，每週 20 小時兼職約 HK$6,600，AI 查詢工具則由每月 HK$298 起。不過 AI 只能取代工作中重複的部分，判斷仍要靠人，所以多數公司最後是兩者並用。
常見的錯誤，是拿一整份人工與一個 AI 月費比較。貿易公司文員其實做三種工作：回答存貨、價錢和交期查詢；準備報價單和訂單文件；處理麻煩個案，例如客人要求折扣，或者貨物延誤。
AI 擅長第一種，第二種要有人簽批，第三種做不好。所以要比較的是團隊每星期花多少小時在頭兩種工作上。
全職、兼職與 AI 用同一準則比較，結果如何？
用同樣五項準則比較：全職文員最靈活但最貴；兼職較便宜，但只限當值時段；AI 工具最便宜而且全天候，卻處理不了例外情況。沒有一個選擇項項都贏，所以答案取決於你公司例行工作與特殊個案的比例。
| 項目 | 全職文員 | 兼職（每週 20 小時） | AI 查詢工具（入門方案） |
|---|---|---|---|
| 每月直接成本 | 約 HK$17,500 | 約 HK$6,300 | HK$298 起 |
| 強積金及其他 | 5% 強積金約 HK$875，另有有薪年假、病假 | 5% 強積金約 HK$310，符合 468 須享假期 | 一次性設置費 HK$1,000，最少訂閱 6 個月 |
| 回覆時間 | 辦公時間 | 只限當值時段 | 全天候 |
| 議價、投訴、追廠 | 做得好 | 有限 | 做不到，要轉人手 |
| 起步需要 | 招聘及試用期 | 招聘，時間較短 | 要先整理價目表和常見問題 |
連強積金和假期，每個選擇每月實際要多少錢？
以統計處文書支援人員工資中位數計算，全職文員連 5% 強積金每月約 HK$18,400，每週 20 小時兼職約 HK$6,600。AI 入門方案攤分設置費，再加上同事檢查回覆的時間，實際每月約 HK$1,300。
全職文員：每月約 HK$18,400
根據政府統計處 2025 年收入及工時按年統計調查，2025 年 5 至 6 月文書支援人員的每月工資中位數是 HK$17,500。加上僱主 5% 強積金（HK$875），約 HK$18,400。如有雙糧，平均每月再多約 HK$1,450；年假和病假的頂替人手另計。
兼職每週 20 小時：每月約 HK$6,600
同一調查顯示，文書支援人員的每小時工資中位數是 HK$72.4。每週 20 小時約等於每月 87 小時，即約 HK$6,300，再加 5% 強積金。法例下限是由 2026 年 5 月 1 日起每小時 HK$43.1 的法定最低工資，但有經驗的貿易文員很少接受這個價錢。
還要留意新規定：由 2026 年 1 月 18 日起，四星期內工作滿 68 小時，已屬「連續性合約」，可享《僱傭條例》全部福利，勞工及福利局局長亦有公開解釋。每週 20 小時的兼職遠超這條線。
AI 查詢工具：實際每月約 HK$1,300
以公開價錢為例，AI Chatbot Master 入門方案每月 HK$298，包 1,000 次對話，一次性設置費 HK$1,000，最少訂閱 6 個月。每天 40 個查詢、每月 22 個工作天，約 880 次對話，入門方案已足夠。設置費攤分 6 個月，平均每月約 HK$465。再加同事每天 30 分鐘檢查對話紀錄（每月約 11 小時，約 HK$800），實際合計每月約 HK$1,300。
按價目表起草報價單，與回覆查詢是兩回事，比較接近 AI 行政員工的工作。AI 員工方案按職位報價，計算前先取得書面報價。
貿易公司有哪些工作 AI 做不到？
AI 不能議價，不能決定給不給客人賒數，不能安撫生氣的客人，也不能打電話問工廠為何貨物卡在關口。未經人手檢查，也不應由它發出有約束力的報價。凡是需要判斷、人情或承擔責任的事，都要留給同事。
如果文員大部分時間在和東莞供應商通電話，或核對信用證文件，AI 能省的時間很少。
- 議價和特別折扣
- 信貸審批和追數
- 投訴、貨損及索償
- 核對船務及信用證文件
- 客人第一次問的問題
小型貿易公司應該怎樣揀？
每天少於約 15 個查詢，大概不需要 AI，免費的 WhatsApp Business 快速回覆已足夠。每天約 30 個以上重複查詢，AI 配合現有同事，通常比多請一人划算。如果工作以議價和處理文件例外為主，就請人，暫時不用 AI。
- 每天少於 15 個查詢：用 WhatsApp Business 快速回覆加一份共用價目表，不需要 AI。
- 每天 30 至 100 個重複查詢：加一個 AI 查詢工具，現有文員改做審核，這是最明顯的節省。
- 大量按固定價目表的報價：先試 AI 起草加人手簽批，再決定是否加人。
- 主要是議價和追供應商：請人。
讓 AI 回覆客人之前，老闆最擔心什麼？
每次都會出現四個擔心：AI 出錯由誰負責、第一個月自己要花多少時間、員工會怎樣想，以及能否隨時停用並取回資料。這四點都有實際做法，可以在簽約前先定好。
- 出錯誰負責？責任仍在公司。只讓 AI 回答核准資料，價錢和交期由同事確認。
- 第一個月要花多少時間？每星期預留幾小時整理價目表，並抽查對話紀錄。
- 員工會怎樣想？直接說明：AI 負責重複問題，同事負責審核。
- 能否停用、資料能否帶走？看清最短合約期（AI Chatbot Master 為 6 個月），並要求書面列明資料匯出和刪除安排。
先數工時，再數人工
處理重複查詢，AI 確實便宜得多；但貿易生意除了速度，還靠判斷。把團隊上星期做過的事列出來，分開重複問題和真正的決定，就知道你需要多一個文員、多一些兼職時數，還是一個在同事身邊工作的 AI 工具。
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常見問題
兼職文員也要供強積金嗎？
要。根據強積金制度，僱主一般須為受僱 60 日或以上、18 至 64 歲的僱員供款入息的 5%，兼職同樣適用。
AI 可以直接幫貿易公司出報價單嗎？
可以按固定價目表起草，但發出前應由同事核對價錢、貨幣和交貨條款。
把客人資料交給 AI 工具，會否違反私隱條例？
只要遵守《個人資料（私隱）條例》就可以：只收集需要的資料、告知客人用途，並選用你能清楚說明資料存放位置和存取權限的工具。