重点摘要
- 按统计处 2025 年 5 至 6 月中位数，一名全职文书人员连 5% 强积金，每月约 HK$18,400。
- 每周 20 小时的兼职约 HK$6,600，在新的「468」规定下同样享有《雇佣条例》全部保障。
- AI 询价工具每月 HK$298 起，但仍需有人检查回复、签批报价单。
- 5 至 20 人的贸易公司，最常见的做法是两者并用：AI 回答重复问题，人负责价格、信贷和投诉。
周四晚上 8 点，长沙湾一家成衣贸易公司。海外买家这周发来 30 份报价请求，兼职同事光是把面料价格从 Excel 复制到模板，就花了 6 个小时。WhatsApp 上还有 40 条「有没有现货？」「几号能出货？」没回复，只能等明天。
直接回答：如果大部分工作是同样的十个问题、同一份价目表，AI 每月成本低得多；如果主要是议价、跟工厂和判断哪个客户靠谱，请人更合适。
贸易公司用 AI 真的比请文员便宜吗？
处理重复工作，AI 便宜很多。全职文员连强积金每月约 HK$18,400，每周 20 小时兼职约 HK$6,600，AI 询价工具每月 HK$298 起。不过 AI 只能替代工作中重复的部分，判断仍要靠人，所以多数公司最后是两者并用。
常见的误区，是拿一整份工资和一个 AI 月费比较。贸易公司文员其实做三类工作：回答库存、价格和交期询问；准备报价单和订单文件；处理棘手个案，比如客户压价，或者货物延误。
AI 擅长第一类，第二类需要有人签批，第三类做不好。所以要比的是团队每周在前两类工作上花多少小时。
全职、兼职和 AI 按同一标准比较，结果怎样？
按同样五项标准比较：全职文员最灵活但最贵；兼职便宜一些，但只限当班时段；AI 工具最便宜且全天候在线，却处理不了例外情况。没有哪个选项每项都赢，所以答案取决于你公司日常工作与特殊个案的比例。
| 项目 | 全职文员 | 兼职（每周 20 小时） | AI 询价工具（入门方案） |
|---|---|---|---|
| 每月直接成本 | 约 HK$17,500 | 约 HK$6,300 | HK$298 起 |
| 强积金及其他 | 5% 强积金约 HK$875，另有带薪年假、病假 | 5% 强积金约 HK$310，符合 468 须享假期 | 一次性设置费 HK$1,000，最少订阅 6 个月 |
| 回复时间 | 办公时间 | 只限当班时段 | 全天候 |
| 议价、投诉、跟工厂 | 做得好 | 有限 | 做不到，需转人工 |
| 起步要求 | 招聘及试用期 | 招聘，时间较短 | 需先整理价目表和常见问题 |
连强积金和假期，每种选择每月实际要多少钱？
按统计处文书支援人员工资中位数计算，全职文员连 5% 强积金每月约 HK$18,400，每周 20 小时兼职约 HK$6,600。AI 入门方案摊分设置费，再加上同事检查回复的时间，实际每月约 HK$1,300。
全职文员：每月约 HK$18,400
根据香港政府统计处 2025 年收入及工时按年统计调查，2025 年 5 至 6 月文书支援人员的每月工资中位数为 HK$17,500。加上雇主 5% 强积金（HK$875），约 HK$18,400。如有发双薪的惯例，平均每月再多约 HK$1,450；年假、病假期间的顶班人手另计。
兼职每周 20 小时：每月约 HK$6,600
同一调查显示，文书支援人员的每小时工资中位数为 HK$72.4。每周 20 小时约等于每月 87 小时，即约 HK$6,300，再加 5% 强积金。法定下限是2026 年 5 月 1 日起每小时 HK$43.1 的法定最低工资，但有经验的贸易文员很少接受这个价位。
还要注意新规定：自 2026 年 1 月 18 日起，四周内工作满 68 小时即属「连续性合约」，可享《雇佣条例》全部福利，劳工及福利局局长对此有公开说明。每周 20 小时的兼职远远超过这条线。
AI 询价工具：实际每月约 HK$1,300
以公开价格为例，AI Chatbot Master 入门方案每月 HK$298，含 1,000 次对话，一次性设置费 HK$1,000，最少订阅 6 个月。每天 40 条询价、每月 22 个工作日，约 880 次对话，入门方案够用。设置费摊到 6 个月，平均每月约 HK$465。再加同事每天 30 分钟检查对话记录（每月约 11 小时，约 HK$800），实际合计每月约 HK$1,300。
按价目表起草报价单，和回复询价是两回事，更接近 AI 行政员工的工作。AI 员工方案按岗位报价，计算之前先拿到书面报价。
贸易公司有哪些工作 AI 做不到？
AI 不能议价，不能决定给不给客户账期，不能安抚生气的买家，也不能打电话问工厂货为什么卡在口岸。未经人工检查，也不应由它发出有约束力的报价。凡是需要判断、人情或承担责任的事，都应留给同事。
如果文员大部分时间在和东莞工厂打电话，或核对信用证单据，AI 能省的时间很少。
- 议价和特别折扣
- 账期审批和催款
- 投诉、货损及索赔
- 核对船务及信用证单据
- 客户第一次问的问题
小型贸易公司应该怎样选？
每天少于约 15 条询价，大概不需要 AI，免费的 WhatsApp Business 快捷回复就够用。每天约 30 条以上重复询价，AI 配合现有同事，通常比多请一人划算。如果工作以议价和单据例外为主，就请人，暂时不用 AI。
- 每天少于 15 条询价：用 WhatsApp Business 快捷回复加一份共享价目表，不需要 AI。
- 每天 30 至 100 条重复询价：加一个 AI 询价工具，现有文员转做审核，这是最明显的节省。
- 大量按固定价目表报价：先试 AI 起草加人工签批，再决定要不要加人。
- 主要是议价和跟供应商：请人。
让 AI 回复客户之前，老板最担心什么？
每次都会出现四个顾虑：AI 出错谁负责、第一个月自己要花多少时间、员工会怎么想，以及能否随时停用并取回数据。这四点都有实际做法，可以在签约前先定好。
- 出错谁负责？责任仍在公司。只让 AI 回答核准资料，价格和交期由同事确认。
- 第一个月要花多少时间？每周预留几小时整理价目表，并抽查对话记录。
- 员工会怎么想？直接说明：AI 负责重复问题，同事负责审核。
- 能否停用、数据能否带走？看清最短合约期（AI Chatbot Master 为 6 个月），并要求书面列明数据导出和删除安排。
先算工时，再算工资
处理重复询价，AI 确实便宜得多；但贸易生意除了速度，还靠判断。把团队上周做过的事列出来，分开重复问题和真正的决定，就知道你需要多一个文员、多一些兼职工时，还是一个在同事身边工作的 AI 工具。
懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷
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常见问题
兼职文员也要供强积金吗？
要。根据强积金制度，雇主一般须为受雇 60 日或以上、18 至 64 岁的雇员供款入息的 5%，兼职同样适用。
AI 可以直接帮贸易公司出报价单吗？
可以按固定价目表起草，但发出前应由同事核对价格、币种和交货条款。
把客户资料交给 AI 工具，会不会违反香港私隐条例？
只要遵守《个人资料（私隐）条例》就可以：只收集需要的资料、告知客户用途，并选用你能清楚说明数据存放位置和访问权限的工具。