重点摘要
- 6 个提示词覆盖人事与行政每周重复的工作：双语通告、假期咨询、强积金说明、兼职工时核对、招聘广告与会议纪要。
- Gemini（2026 年 3 月起向香港开放）、Microsoft 365 Copilot Chat 与 Perplexity 都能在香港使用；ChatGPT 与 Claude 官方不支持香港。
- 不要让模型凭记忆回答香港法规。把劳工处或积金局原文贴进提示词，并要求只按原文回答。
- 粘贴内容前，先把姓名、身份证号码和薪金换成代号或区间。
人事与行政的一周，大半时间都在重写同一批文件。这 6 个提示词把撰写变成审阅：起草交给模型，你负责核对。
变量放在 [方括号] 里。原则只有一条：事实由你提供，措辞由模型负责。
2026 年香港人事部门可以用哪些 AI 工具？
Gemini、Microsoft 365 Copilot Chat 与 Perplexity 都在香港正式提供。Gemini 于 2026 年 3 月向公众开放，Copilot Chat 随 Microsoft 365 工作账户提供。ChatGPT 与 Claude 官方不支持香港，人事流程不宜建立在它们之上。处理员工记录时，一律使用公司工作账户。
据 Hong Kong Free Press 报道，Gemini 于 2026 年 3 月 16 日起向全港推出。
你需要
| 工具 | 可用方案 | 从哪里开始 | 香港能否使用 |
|---|---|---|---|
| Gemini | 免费版，或附带 Gemini 的 Google Workspace | gemini.google.com，或 Gmail、Docs 的 Gemini 侧栏 | 可以，2026 年 3 月起 |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft 365 工作账户已包含 | m365.cloud.microsoft，或 Outlook、Word 的 Copilot 图标 | 可以 |
| Perplexity | 免费版或 Pro | perplexity.ai | 可以 |
| ChatGPT／Claude | 任何方案 | 不建议处理人事数据 | 官方不支持 |
怎样用 AI 撰写中英双语员工通告？
把事实逐条列给模型，要求英文与繁体中文分开撰写而不是互相翻译，并指定阅读难度。这样写出的通告只需审阅一次，不必返工两次，因为你没有提供的日期，模型无从编造。有缺漏的地方，它会标注待确认。
提示词 1：假期安排通告
你是[公司名称]的人事主管，公司位于香港，共有[人数]名员工。
请撰写一份关于[主题，例如年底假期安排]的员工通告。
只能使用以下事实：
- [事实一，例如 12 月 25 日办公室休息]
- [事实二]
- [联系人及分机]
请写两个版本：先英文，后繁体中文书面语。
两个版本分别撰写，不要逐句翻译。
每个版本不超过 150 字，结尾写明联系人。
如果缺少任何事实，写 [待确认]，不要自行猜测。理想的输出：两份日期一致的通告，缺漏处标注 [待确认]。
AI 怎样回答员工关于假期与法定假日的问题？
把官方名单和员工手册贴进提示词，并要求模型只按这两份资料回答。香港 2026 年共有 15 天法定假日，因为复活节星期一从今年起新增，不少模型凭记忆回答时仍会出错，所以官方原文不能省略。
劳工处的 2026 年名单确认共有 15 天法定假日，复活节星期一从 2026 年起新增。法定假日与 17 天公众假期并不相同，员工每年都会搞混。
提示词 2：假期政策问答
只根据以下两份资料回答员工的问题。
资料 A，劳工处 2026 年法定假日：[粘贴名单]
资料 B，本公司员工手册假期章节：[粘贴内容]
问题：[员工问题]
规则：
1. 引用你所依据的句子。
2. 说明答案来自法例（资料 A）还是公司政策（资料 B）。
3. 如果两份资料都无法回答，只回复“请向人事部门咨询”。怎样用 AI 核对强积金与新的“468”规定？
AI 只用来解释和标出问题，不用来计算最终工资单。提供现行数字：雇主与雇员各供款 5%，有关入息上限 30,000 港元，每月供款上限 1,500 港元。兼职员工方面，让它标出不符合 2026 年 1 月 18 日生效的“468”规定的周次。
据 RPC 对《2025 年雇佣（修订）条例》的整理，“468”规定把连续性合约门槛降至每周 17 小时，或四周合计 68 小时。此外，积金局说明，自 2025 年 5 月 1 日起，雇主不能再以强制性供款抵销该日之后工龄的遣散费或长期服务金。
提示词 3：兼职工时核对
以下是兼职员工的排班表，只有员工代号，没有姓名。
[粘贴表格：代号｜周开始日｜工时]
请为每位员工，按每个连续四周期间核对两项：
(a) 每周至少 17 小时；(b) 四周合计至少 68 小时。
输出表格：代号｜期间｜(a)｜(b)｜是否符合“468”规定
不要提供法律意见。凡有疑问的地方，列出供人事部门确认。提示词 4：给新员工的强积金说明
为一位月薪约[薪金区间]港元的新同事写一段简短的强积金说明。
只能使用以下数字：[粘贴积金局现行供款数字]
内容包括：谁供多少、何时开始供款、在哪里查询账户。
结尾写：“以上数字已于[日期]按积金局资料核对。”哪些 AI 提示词有助于招聘与会议跟进？
一个提示词把你的笔记写成中英双语招聘广告，并标出可能违反香港反歧视条例的措辞；另一个把会议逐字稿，无论是面试小组还是每月行政会议，整理成决定和按负责人分列的待办表，当天就能发出。
提示词 5：双语招聘广告与措辞检查
根据以下笔记，为[公司]撰写[职位]的招聘广告：[粘贴笔记]
提供英文版和繁体中文版。
然后列出笔记中涉及年龄、性别、婚姻状况、怀孕、残疾、家庭岗位或种族的措辞，并建议中性写法。
格式：广告（英）｜广告（中）｜需检查的措辞香港反歧视条例由平等机会委员会执行。年龄没有条例规管，但劳工处指引不鼓励设年龄限制。清单只供你审阅，不等于法律把关。
提示词 6：会议纪要转为待办清单
把以下[会议名称]的逐字稿整理成会议纪要。
逐字稿：[粘贴]
输出：1) 已作出的决定；2) 待办表格：负责人｜任务｜截止日期；3) 未解决的问题。
只使用会上提到的内容。负责人或截止日期不清楚的，标注 [待确认]。使用 AI 提示词时，怎样保护员工数据？
粘贴之前先删去识别信息：姓名改为代号，删除身份证和银行号码，薪金改为区间。使用由 IT 管理对话记录与训练设置的公司账户，并制定一份简短清单，列明哪些可以贴、哪些不能贴，做法与私隐专员公署的建议一致。
私隐专员公署于 2025 年 3 月发布清单，帮助雇主制定员工使用生成式 AI 的守则。
- 姓名改为 [EMP-01]、[EMP-02]
- 身份证、护照和银行号码一律不贴
- 薪金改为区间，例如 20,000 至 25,000 港元
- 医疗信息完全不放进提示词
怎样把这些提示词改成自己公司的版本？
把每个提示词连同你的资料一起保存：公司名称、联系人、员工手册内容和最新官方名单。在 Gemini 可以存为 Gem 或 Skill（Google 正把 Gems 转为 Skills）；在 Copilot 可以放在团队共享的 Word 文件里。每年一月以及法例修订时，更新贴入的资料。
每个提示词加上“最后核对日期”。本文数字最后核对于 2026 年 11 月 4 日。
起草交给模型，事实留在你手里
这些提示词有用，全靠一个习惯：官方原文由你贴进去，措辞由模型完成。今年的假期通告可以先用提示词 1，下一份兼职排班表出来之前，再用提示词 3 核对。
懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷
把例行的人事与行政工作交给 AI 员工
如果你不想自己搭建和维护这套提示词流程，可以交给 UD 按职位部署和运维的 AI 员工，数据存放于香港本地服务器或你的私有云。UD 团队手把手带你完成每一步，从免费配置评估到正式上线，开通费全免。
常见问题
可以把员工数据贴到 Gemini 或 Copilot 吗？
只能在删除识别信息之后。姓名改为代号，身份证、银行和医疗信息一律不贴，做法符合私隐专员公署 2025 年 3 月发布的生成式 AI 清单。
2026 年香港有多少天法定假日？
15 天。根据劳工处资料，《2021 年雇佣（修订）条例》使复活节星期一从 2026 年起成为法定假日。
如果 AI 给员工错误的法律答案怎么办？
提示词已要求模型只按贴入的资料回答，否则回复“请向人事部门咨询”。凡涉及薪金、假期或解雇的答案，仍须由专人审阅。