大多數每天使用 ChatGPT 的人，從未打開過側邊欄的「排程」面板。這個功能現在連免費方案都能用，它把 ChatGPT 從一個「你要去找它」的工具，變成一個「它會來找你」的工具。它不是代理框架，也不是流程建構器，只是一段按時鐘執行的提示。
這個落差值得在本週填補。建立一項排程任務大約需要九十秒，卻能永久移除日曆上一件每週重複二十分鐘的雜務。以下說明這個功能實際做什麼、各方案的額度上限、能產出可用內容而非空泛摘要的提示結構，以及它在什麼情況下會悄悄失效。
什麼是 ChatGPT 排程任務？
排程任務是一段被儲存的提示，ChatGPT 會在你指定的時間自動執行，並以通知加上一個新對話的形式送達結果。你只需撰寫一次指令、設定頻率，之後不必開啟應用程式它也會運行。它可以使用與互動式對話相同的工具，包括搜尋與連接器。
最後那一點，正是這個功能從花俏噱頭轉為實用工具的關鍵。早期的排程任務只能依靠模型本身的知識推理，結果是定時產出一段泛泛之詞。而一項能搜尋網頁、讀取你已連接的 Gmail 或 Slack、然後才動筆的任務，才算是在做真正的工作。
建立方式有兩種：在側邊欄開啟「排程」直接新增，或在提示中寫明執行時間，當 ChatGPT 詢問是否儲存為任務時確認。兩條路徑都會進入同一個面板，你可以在那裡編輯、暫停或刪除。
各個 ChatGPT 方案可以設定多少項排程任務？
啟用中的任務額度依方案而定，而且低到你必須刻意取捨。免費版與 Go 各有三項，Plus 五項，Business 與 Edu 十項，Pro 與 Enterprise 十五項。免費帳戶另外受限於彈性時段，而非精確時間。
在規劃任何流程之前，以下限制值得先寫下來：
各方案啟用中排程任務上限
- 免費版與 Go：3 項，重複頻率最多每日一次
- Plus：5 項
- Business 與 Edu：10 項
- Pro 與 Enterprise：15 項
- 付費方案：可設定最密每小時一次，並指定精確送達時間
- 免費版與 Go：僅限彈性時段，例如上午、下午或夜間
- 事件觸發任務：需要 ChatGPT Work 與合資格付費帳戶，免費版與 Go 無法使用
實際後果是：Plus 用戶只有五個名額，因此每一項任務都必須爭取到自己的位置。一份你真的會讀的每日摘要值得一個名額；一項每週「給我靈感」的提示則不值得。
為什麼大多數排程任務產出的內容毫無用處？
因為人們把它當成聊天訊息來寫，而不是當成一份長期有效的指令。在即時對話中，你可以用一句追問修正含糊的答案；排程任務沒有追問的機會。第一次生成的內容就是送到你通知欄的內容，所以所有你平常靠對話補上的限制條件，都必須寫進最初的提示裡。
失敗的樣貌每次都一樣。有人寫下「每天早上幫我摘要 AI 新聞」，然後收到一段任何月份的任何一天都成立的無形段落。那句指令沒有告訴模型什麼才算新聞、什麼該忽略、輸出應該多長，以及讀者拿到之後要做什麼。
一段排程任務提示需要五樣聊天提示可以省略的東西：明確的來源範圍、清楚的時間窗、排除條件、固定的輸出格式，以及「當天沒有值得報告的內容時該怎麼辦」的規則。最後一項的重要性遠超表面。少了它，模型會在冷清的一天自行製造內容，而不是誠實告訴你今天沒事發生。
可直接複製使用的排程任務提示範本
複製以下內容，替換方括號部分，再貼進 ChatGPT 作為新訊息。它已在內文寫明執行時間，因此 ChatGPT 會主動詢問是否儲存為任務。
立即試用這段提示
每個工作日香港時間上午 8:00，執行以下工作。
範圍：搜尋過去 24 小時內發布、關於 [你的主題，例如：面向行銷團隊的 AI 工具] 的消息。優先採用一手來源：官方部落格、產品更新日誌、正式公告文件。降低聚合網站與評論文章的優先度。
排除：低於 [五千萬美元] 的融資消息、對未發布產品的臆測，以及任何我本週無法據以行動的內容。
輸出：最多 5 則。每則恰好給我三行：
1. 一句事實摘要，不使用形容詞。
2. 為什麼這件事對 [你的角色，例如：管理四人團隊的內容行銷人員] 重要。
3. 來源連結。
最後補上一行：「今天我會做的一件事：[一個具體行動，或『無』]」。
若無合格內容：只回覆「過去 24 小時沒有合格項目」，然後停止。不要為了湊數而填充內容。
語氣：直接。不要開場白，不要「以下是你的每日簡報」這類引言。
對輸出品質影響最大的，是最後那個條件句。明確賦予模型「可以什麼都不回報」的權限，它才會開始誠實篩選；拿掉它，你每天都會收到五則，無論真的有沒有五則。
如何把排程任務分享給其他人？
分享送出的是任務的快照，而不是你帳戶的存取權。開啟「排程」，找到該任務，打開更多選項選單，選擇分享並複製連結。接收者會看到任務標題、指令、排程與原始時區，並可建立一份屬於自己的副本，在他自己的帳戶與連接器上執行。
這是這個功能中被低估的一半。一段你花了四十分鐘調校的提示是一項資產，而在此之前，要把它交給同事的唯一方式，是把原始文字貼進訊息裡，然後祈禱對方重建正確。分享連結會一併帶上排程與時區，因此副本的行為與你的一致。
分享前有一項提醒：對方的副本在他自己的方案上運行，使用他的連接器與他的額度。一項讀取你 Gmail 的任務，不會讀取他的信箱，除非他自行連接。請確認資料來源換手之後，這項任務依然說得通。
值得佔用五個名額之一的三項任務
名額有限迫使你排序，以下三項對做內容、營運或客戶工作的人來說，通常都能證明自己的價值。
競爭對手更新日誌監看。每週一早上：搜尋三家指定競爭對手的產品部落格與更新日誌，只回報過去七天內「已經推出」的功能，不包含未來計劃的公告。這取代了大多數人堅持兩週就放棄的分頁巡邏習慣。
從信箱到決策的摘要。每日，連接你的郵件：列出過去 24 小時內、含有直接向你提問且尚未回覆的每一封訊息，各附一行摘要。這不是信箱摘要，而是一份「卡在你身上的事」清單，明顯更短，也明顯更有用。
週五自我檢視。每週五下午：根據你目前的專案清單，針對本週沒有推進的項目提出三個具體問題，並推測可能原因。價值不在於模型的洞見，而在於那被強制發生、否則永遠不會發生的十五分鐘檢視。
注意這三項的共通點：每一項都產出一份具體項目的短清單、每一項都有明確的下一步、每一項都取代了一個你曾經嘗試但無法靠人力維持的習慣。
排程任務會在哪裡失效？
它確實有用，也確實有限，認清界線能讓你避免把流程建在錯的地基上。
輸出是對話，不是資料庫。每次執行都會建立一個新對話，因此沒有可供日後查詢的累積紀錄。如果你需要跨週的趨勢資料，排程任務就是錯的工具，你應該透過自動化平台把結果寫入試算表。關於這個門檻落在哪裡，我們在 無程式自動化平台的實際費用對比 中談過。
品質會隨著來源環境變化而漂移。九月針對某一組來源調校好的提示，會隨著那些來源改版或停更而緩慢劣化。排程任務不是設定完就能忘記的東西，請每月檢視一次，不是重新調校，就是關掉它。
冗長的指令會繼承長上下文的所有弱點。一項要求針對大量貼上素材做分析的任務，產出會弱於同一個要求在全新且聚焦的對話中執行，原因與我們在 為什麼對話愈長 AI 表現愈差 一文中描述的相同。請讓任務保持窄小。
而且額度限制是真實存在的。Plus 的五個名額不是一套自動化平台，它是五個被自動化的好習慣。以這個標準看待它，它交付得很好；把它當成流程工具的替代品，它會讓你失望。
在接下來十分鐘內設定一項
挑一件你最常跳過的重複性資訊工作。不是最重要的那件，而是你最常跳過的那件。用上面的範本寫好、貼進 ChatGPT、確認儲存，然後放著一週再評價它。頭兩次執行通常平庸，因為你只有讀過它的產出，才會知道提示裡少了什麼。
然後調校一次，把連結分享給那位做同樣工作的同事。好的自動化橫向擴散的速度，永遠快過向上擴張。
工具不會在推出的那一刻變得有用，它是在有人坐下來、與你一起釐清它究竟取代你哪一件實際工作的那一刻，才變得有用。懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷。
本文由 UD AI 團隊審閱。
掌握了這個技術，下一步是把它整合進你的日常工作流程。UD 團隊手把手帶你完成每一步，從工具配置、流程設計，到實際部署，讓 AI 真正為你所用。
